私のタスク管理

こんにちは
CONNECT枚方の森田です♪

ついに関西も梅雨入り宣言があり、天気の悪い日が続いております。
この時期は洗濯物が乾きにくかったり、外出したくても外に出ること自体が億劫になってしまって、どうしても気分が下がってしまいます。。。
また、体調もなんとなく疲れが取れない、眠ったはずなのにすっきりしないという感覚も。

そんな時期は、仕事のパフォーマンスも落ちてしまい、自分の中であれ？ちょっとミス多いのでは？と感じることも・・・・

なので、本日はパフォーマンスが落ちているからこそ取り組む、私のタスク管理についてご紹介します！

スケジュールに書き込む

仕事関係なく活用していますが、外出予定や何かの締め切りなど予定はすべて月間スケジュールに書き込むようにしています。

仕事とプライベートを同じスケジュールに書くと量が多くなって見づらくなってしまうので、ブッキングすると調整が難しい予定、
例えば、「仕事終わりの通院」などは仕事用のスケジュールにも記入するようにしています。

仕事用のスケジュールは月間だけでなく週間、一日のタイムスケジュールも作成して、30分単位で予定を記入しています。

不思議なのですが、予定って裏で打ち合わせしているのでは？と疑いたくなるほど、連続しませんか？？

今週は余裕があるのに来週の予定はパンパンで、少しでも予定が変更になったら全部変更しないといけない…！みたいな。

スケジュールとにらめっこしながら、自分の予定に物申しております（笑）

ToDoリストの作成

タスク管理の基本中の基本、王道ではありますが、これに勝るものはありません！（笑）

しないといけないことを視覚化して、常に見える位置にあると、
自分が今何をしていて、次何をいつまでにしないといけないのかがわかるので、スピードを意識しながら取り組めます。

終わったタスクに線を引いていくと、こんなにタスクをこなしたんだ！と達成感もあり、オススメです。

シンプルなのも好きですが、自分の好きなデザインのToDoリストを作成して、気分を上げたり、和んだりしています！

ちなみに私の好きなデザインは下記の通りです♪

リマインダー設定

ToDoリストやスケジュール帳に記入していても、直前になって「〇〇のこと忘れてた！」となるのはきっと私だけではないはず・・・！

つい最近も、20分前までは覚えていたのに、直前になって忘れて焦ることがありました💦

毎回そういうわけではなく！　どちらかと、そう！どちらかといえば！
ちょっと、そういうことが多いめ？なタイプかな～と思っているので、その対策としてリマインダーを活用しています(⌒∇⌒)

個人的に通知が来てほしいタイミングが10分前なので、予定の10分前に通知が来るように設定をして、「もうすぐ時間だな～準備万端にしておこう！」とで心の準備ができるので、直前に焦ることなく、対応することができます♪

それでも直前に忘れて大慌てすることがたまーにありますが・・・
その時はそれくらい今の業務に集中していたんだな～とか、キャパオーバーになるほど今頑張ってるんだな～と、思うようにして自分の心を守っております（笑）

よくリマインダー登録するタスク

• ●外出
• ●来訪
• ●資料の確認
• ●資料を印刷
• ●電話をかけるタイミング
• ●会議室などのデスク・椅子の配置換え

など、大切だけどスケジュールやToDoリストに記入するにはという内容だったり、必ず相手がいる予定が多いです。

タスク管理をする時間を設ける

理想は毎日ですが、毎日は難しいので少なくても週2回は、タスク・予定を整理する時間を設けています。

しっかりとスケジューリングしても、自分ではどうしようもない理由で予定が変わってしまうことはありますし、
急にタスクが追加される、それも他のタスクより優先度が高く、期限がタイトなこともあります。

そのため、本当にこのスケジュールで大丈夫かな？もう少し余裕をもった方がいいかな？
記入し忘れている、進捗が不安なタスクはないかな？という確認を時間を設けるようにしています。

この時間を設けることで、出勤前後はただスケジュールを確認するだけで大丈夫なので、安心して業務を始められますし、
明日大丈夫かな？何か忘れている仕事はないかな？と不安を感じながら帰宅する回数も減るので、この工程は欠かせません！

最終手段

ここまで様々なタスク管理をご紹介しました。

しかし、ここまで対策をしていても忘れてしまった・上手くいかなかったと落ち込んでしまうことは少なくありません。

その度に、もっとこうすればよかった、考えが足りなかったと自分を責めてしまいがちですが、
そのほとんどは上記の取り組みに不足があった、あるいは誰がどうみても仕方のないことだったというのが多いかなと思います。

原因が準備不足であれば今後気を付ければいいこと、ただ、「誰がどうみても仕方のないことだった」ことに関してまで自分を責めてしまうのはあまりにも自分に厳しすぎると思います。

だからこそ、もし上手くいかなかった時に、「ここまでやって上手くいなかったのあればそれはもう仕方がない。次頑張ろう」と
前向きになれるように日々対策していきたいと思います！

それでは最後に、最終手段でありとっておきの方法をお伝えします♪

それは、自分以外の誰かに協力してもらうことです！

他力本願と言われてしまうかもしれませんが、お仕事は一人だけで行うことは少なく周りと協力しながら行うものと考えています。

そのため、あくまでも前向きに、仕事を上手く進めるための方法の一つとして

「自分以外の誰かに協力してもらう」を最後にご紹介したいです。

何もすべてお願いをするわけでなく、たとえば

• ●14時に書類の印刷をしてなかったら声をかけてほしい
• ●10時までに業務が終わりそうになかったら手伝ってほしい
• ●もし会議が長引いたら、会議が終わるまで来客の対応をお願いしたい

など、その時にならないとわからないけど、お願いするかもしれないことを事前に伝えておくと、
何かあっても周りの方からのフォローがあるという安心感から、上手く物事を進められるかもしれません。

また、仮にフォローしていただくことになってもミスやトラブルがなくてよかった、チームワークって大事！となり、
次誰かが困っている時は自分がフォローするぞ！とチームの団結力が高まることに繋がる場合もあります。

皆さんもぜひ、全部自分で抱え込むのではなく、効率良く仕事をするためにも、ある程度周りに協力を求めることも大事にしていただきたいです！